Vor einem halben Jahr – passend zum Kita-Streik im Sommer – erschien eine Studie über die Belastungen von Kita-ErzieherInnen. Dieser zufolge ist erzieherisches Personal in der Kita im Durchschnitt deutlich mehr in Mitleidenschaft gezogen durch beruflichen Stress als andere Berufsgruppen. Die Stressursachen liegen nach Angabe der StudienteilnehmerInnen bei zu wenigen ErzieherInnen für zu große Gruppen, also einem schlechten Betreuungsschlüssel. Dies hat gravierende gesundheitliche Folgen: eine höhere Anfälligkeit für Infekte, nicht schlafen und abschalten zu können, einen Verlust an Lebensfreude. Beinahe jede fünfte StudienteilnehmerIn zeigte Anzeichen eines erhöhtes Burnout-Risikos. Wenn Sie auf die rote Schrift klicken, können Sie den Artikel lesen zum erhöhten Burnout bei ErzieherInnen …

Wie sicher viele andere frage auch ich mich – wo kann angesetzt werden? Eine von vielen möglichen Anregungen bietet das Buch “Zeitmanagement in der Kita” vom Redaktionsteam des Don Bosco Verlags, erschienen 2014. Mit vielen praktischen Tipps bietet es für ErzieherInnen die Möglichkeit, eigene Arbeitsweisen zu überdenken und durch Veränderungen Zeit freizuschaufeln. Das Buch ist sehr interaktiv – statt Patentrezepte zu liefern, fordert es die Leserin oder den Leser auf, sich Gedanken zu machen, wie es bei ihr/ihm aussieht.

Das Eisenhower-Prinzip

Besonders faszinierte mich das sogenannte “Eisenhower-Prinzip”. Diese Methode ist benannt nach dem US-amerikanischen Präsidenten Dwight D. Eisenhower (1890-1969), welcher sie in seiner Arbeit verwendete. Das Prinzip hilft dabei, anstehende Aufgaben grob zu kategorisieren und in wichtige und dringliche Aufgaben einzuteilen. Bei jeder Aufgabe wird entschieden, ob sie wichtig / nicht wichtig ist und dringend / nicht dringend erledigt werden muss. Aus der Kombination von „wichtig“ und „dringend“ ergibt sich eine Wertung der Aufgaben. Jede Aufgabe wird einer Kategorie A, B, C oder D zugeordnet. Damit können Aufgaben ihren Prioritäten entsprechend abgearbeitet werden. Die Einordnung in „wichtig“ und „dringend“ wird individuell und situationsabhängig sehr unterschiedlich ausfallen.

Beispiele für A-, B-, C- und D-Aufgaben in Kitas

A-Aufgaben (oberste Prioritätsstufe): Aufgaben, die wichtig sind und sofort anstehen, also nicht verschoben und auch nicht delegiert werden können, wie z.B. fristgerechte Abgabe der aktuellen Kostenaufstellung an den Träger, Vorbereitungen für Teamsitzungen, Tage der offenen Tür, Elternabende, Planung von Ausflügen, direkt an die Kitaleitung gerichtete Elternbeschwerden, Personalauswahl, Vorstellungsgespräche …

B-Aufgaben (mittlere Prioriätsstufe): Wichtige Aufgaben, die zwar nicht erledigt werden müssen, die aber auch nicht auf die (allzu) lange Bank geschoben werden sollten, wie z.B.: Vorbereitung eines in der kommenden Woche anstehenden Besuchs des Bürgermeisters, Pressetermin, Fortbildung, Konzeptentwicklung, Weiterentwicklung der Einrichtung zu einem Familienzentrum, Entwicklung eines Sprachförderkonzeptes, Kooperation mit anderen Bildungseinrichtungen (z.B. Schulen), Dienstplangespräche, Urlaubsplan-Erstellung …

C-Aufgaben (untere Prioritätsstufe): Dringend anstehende Aufgaben, die evtl. auch an KollegInnen oder MitarbeiterInnen delegiert werden können, wie z.B.: Schalten einer Anzeige für die Einstellung einer neuen Erzieherin, Organisation von Schnuppertagen, Telefonate, Büroarbeiten, Spielmaterialbestellung, Auszählung einer Befragung, Führen der Anwesenheitsliste, Essens- oder Materialgeldlisten …

D-Aufgaben (Aufgaben, die vernachlässigt werden können): Weder wichtige noch dringende Aufgaben, die am ehesten vernachlässigt werden können sin z.B.: Werbe-E-Mails, Werbebriefe, private E-Mails mit lustigen Videos etc.

Auch wenn Sie nicht in der Kita sind, können Sie natürlich mit dem Eisenhower-Prinzip arbeiten, schauen Sie sich Ihre Aufgaben an und los geht’s!!

Erfolgreiches Zeitmanagement hat allerdings seine Grenzen. Wie Erzieherinnen immer wieder berichten, macht es natürlich einen riesigen Unterschied, ob sie zu dritt oder zu viert für rund 20 Kinder zuständig sind. So kann es vor allem bei sehr kleinen Kindern, die sich noch nicht selbst ankleiden können, eine halbe oder Dreiviertelstunde dauern, bis alle für Minustemperaturen fertig angezogen sind und die Gruppe aufzubrechen vermag. Manches kann also nicht durch Zeitmanagement erreicht werden – da benötigt es schlicht und ergreifend mehr Personal. Dennoch ist das Buch empfehlenswert, und zwar sowohl für ErzieherInnen wie auch für andere Berufsgruppen der sozialen Arbeit. Es ist leicht und schnell zu lesen, man kann dem Inhalt gut folgen und es ist sicherlich auch für die Teamarbeit geeignet. Prima ist auch, dass das Buch mit kostenlosen Downloads kommt – beispielsweise der eigenen persönlichen Zeiträuber-Uhr, Tabellen “Mein Kita-Tag” und “Meine Kita-Woche”, Checklisten, Vordrucken und Arbeitslisten.

Ich wünsche Ihnen viel “Erfolg” bei Zeitmanagement und der Entspannung!
In diesem Sinne wünscht Ihnen alles Gute
Christa Schäfer

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